電子メールの受信はプロトコル（通信規格）の違いにより、POPとIMAP の2つの方式があります。それぞれの詳細は後述しますが、古くから1台のPCでメールに親しんできた高齢の方は、メールの受信はPOPにするとほぼ決まっていました。ただ、近頃の若い人はスマホの普及や自宅と勤め先で複数のPCを扱うことも多くなり、IMAPに設定する人が増えてきました。
　この2つの違いは受信したメールをプロバイダにある受信サーバから、削除するか残すかだけです。もう少し詳しくいうと、POPはメールをPC内にダウンロードして使いサーバからは一般に削除します。IMAPはメールを受信サーバにそのまま残して使うという仕組みです。
　ネット社会の大きな変遷もあり、どっちが便利かは自身のデバイス環境によって異なります。現在では高齢の方はPOP派、若い人はIMAP派というのが実態のようです。ここでは 2つの受信方式の違いを深掘りしてみます。

＜POPとIMAPの違い＞
　個人がプロバイダとインターネットの接続契約をすると、その人専用の受信サーバと送信サーバがプロバイダの構内に作られます。メールを受信するプロトコルは 2つの方式、すなわちPOP（Post Office Protocol）と IMAP（Internet Message Access Protocol）があります。Outlook・Thunderbird・Becky! などの PC用メールソフトでは、受信サーバの設定で POPか IMAPのいずれかのプロトコルを選択しなければなりません。

　さて、POPは受信したメールを受信サーバから自PCにダウンロードして管理します。高齢者の方は使い慣れたPCを使い、古いデータを何年間も自PCに保存（オフライン利用）しておく人もいます。こんな使い方はPOPでしかできません。受信デバイスはPC とスマホが 各1台というぐらいの人はこのPOPがいいでしょう。ただ、POPはその設定や使い方が厄介なところがあります。最終項の＜POPでの注意事項＞に触れていますので参考にしてください。
　一方、IMAPは受信したメールは受信サーバに置いたままで扱うというプロトコルです。自宅と会社でPC 2台、通勤途中はスマホなど、頻繁に複数のデバイスで同じメールアドレスを利用したい人がいます。こんな人にとっては受信したメールを長く保存するという考えはありません。ただ、受信サーバの容量には制限（3GB･5GBぐらい）があったり、受信後 半年・1年・2年など経過したら削除することもあるようです。IMAPではサーバの管理を怠らないでください。

＜Outlookで POPを手動設定する＞
　友人のPCの立ち上げ設定をサポートしたときの経験です。Windows11のOutlookを開いて、「ファイル」タブ～「アカウント情報」で、「＋アカウントの追加」からメールの設定を始めます。下図左の画面になるので設定したいメールアドレス記入して、深く考えずに「接続」を押すと勝手に IMAPの設定になってしまいます。IMAPの受信設定はメールアドレスとパスワードを入力するだけで簡単に終わります。
　Outlook2021に POPを設定するには 下図右のようにメールアドレスを記入後に、「詳細オプション」をクリックして「自分で自分のアカウントを手動で設定」にチェックして「接続」を押します。これでPOPの設定が可能になります。

　下図左の画面になるので「POP」ボタンを選択すると、下図右「POPアカウントの設定」画面になります。「パスワード」を入力して「接続」ボタンを押し、さらにウィザードを続けます。
　受信（POP）の設定が終われば、次に送信（SMTP）の設定をします。送信のプロトコルはSMTP（Simple Mail Transfer Protocol）といいます。以降もウィザードに従って設定していきます。

＜POPでの注意事項＞
1) サブデバイスがあるときは「受信メールをサーバに残す」にチェックします
　POPでは受信デバイスは一般には 1台ですが、複数のデバイスにPOPを指定することも可能です。そのときは受信サーバの設定で、下図のようにサブデバイスには「サーバーにメッセージのコピーを残す」にチェックします。一方、メインデバイスは「サーバーにメッセージのコピーを残す」にチェックしません。すなわち、メインデバイスが受信したときのみ受信サーバからメールを削除することになります。

2) POPメールは取りに行かなければ届きません
　PCの電源は常時ONになっているわけではないので、電子メールはプロバイダにある受信サーバに留めおかれます。メールはそこまで取りに行くというのが原則です。ただ、Outlookを起動するとPOPでもメールが届きますが、これはOutlookの起動に合わせて「受信」する仕掛けをOutlook にしてあるからです。デフォルトではその後は30分おきに自動受信しますが、急ぐときは意識して「受信」の操作をする必要があります。