毎日届くPCのメールで来て欲しくない不要なメールは、一般に全体の 7割ぐらいあるようです。不要なメールを選択して削除するのは面倒なので、そのまま何年も保存し続ける人もいます。今はメールボックス容量が GB（ギガバイト）もあるので、IMAPでも一生そのまま保存し続けても大丈夫です。一方、不要なメールを一つずつ選択して削除し、残ったメールはいくつかフォルダを作ってそこに手動で保存している丁寧な人もいます。
　こんな人に奨めたいのが「メールの自動振り分け」です。大事なメールと不要なメールの自動振り分けができれば、メールの管理がほぼなくなり気持ちの上でもラクになりす。「重要なメールが埋もれてしまう」「過去メールを探し出せない」「返信漏れのミスをする」というようなこともなくなります。
　今回は多くの皆さんが使っている Outlookを例に、メールの自動振り分けの考え方に触れることにしましょう。ここではかなり簡易的な方法で説明しますが、それでもメール全体の 8～9割は自動的に処理できます。
　以下の記述を眺めながら Outlookで練習してみてください。

＜自動振り分けの考え方＞
　Outlookなどのメールは「受信トレイ」「削除済みアイテム」など、既設のフォルダに分類して保存するようになっています。さらに、「友人」「松愛会」などのフォルダを追加して自動振り分けの設定をしておくと、「受信トレイ」に届いたメールは自動的に即そのフォルダに分類されて、「受信トレイ」には指定のないメールが残ります。既設のフォルダ「削除済みアイテム」に自動振り分けの設定をすれば、ここに直行させることもできます。
　市場にあるメールアプリなら、メールを自動的に振り分ける仕組みが備わっています。この仕組みの考え方は、メールを「差出人」「件名」「宛先」「本文中の特定文字」などの条件で仕分けして、それぞれのメールをどのフォルダに入れるかを指定します。Outlookにもこんな仕分けの仕組みが備わっていますが、これらを完璧にやるのは超厄介です。
　ここでは操作を容易にするために、特定の「差出人」のメールを特定のフォルダに保存することだけを考えることにします。これなら受信メールの 8割ぐらいは自動振り分けできるでしょう。残りが 2割ぐらいならその管理は容易です。以下、順を追って仕分けルールの作成と自動振り分けの実践を見ていきます。

＜自動振り分けの実践＞
　以下の手順は仕分けルールの作成と自動振り分けをメールごとに実施していきます。
① 振り分け先フォルダを作成する
　メールを仕分ける前に移動先のフォルダを作っておきます。下図 Outlookの「ホーム」画面で、左欄上方の「メールアドレス」を右クリック ～「フォルダの作成」から新しいフォルダを作ります。ここでは「HP役員会」と「パナソニック松愛会」の 2つを作り、さらに後者は上方にドラッグして移動しました。これで振り分け先フォルダは 新設の 2つに加え、既設の「削除済みアイテム」の 3つになります。
　なお、人によって好みは異なりますが、「受信トレイ」の右クリックからフォルダの作成を始めると、「受信トレイ」の下位にフォルダを作ることになります。

② メール単位で仕分ける仕組み
　下図で「受信トレイ」を選択して受信メール一覧を開きます。「パナソニック松愛会」に移動したいメールを選択して右クリック ～ サブメニューの「ルール」をクリック ～「仕分けルールの作成」をクリックします。「ルール」のクリックで「ルール」という小窓が出たときは、そこをクリックすると下図が完成します。
　なお、下図メニューの「ホーム」タブ ～「移動」グループから、「ルール」メニューを利用しても同じ操作をすることができます。

③ 仕分けルールの作成
　下図「仕分けルールの作成」画面（略式）が出るので、最上段の「差出人」に ✓します。次に最下段の「アイテムをフォルダに移動する」に ✓して、「フォルダの選択」から移動先フォルダにしたい「パナソニック松愛会」を指定します。最後に「OK」をクリックします。

　「成功」画面が出れば ✓を付けて「OK」です。

　以上 ①～③ の操作を、「差出人」ごとに繰り返します。これで「重要なメールが見つからない」「過去メールを探し出せない」「返信漏れが絶えない」などの苦痛が少なくなります。「受信トレイ」に残るメールは大きく減るのでメール管理はかなり容易になります。

＜仕分けルールの管理＞
　ここまで作ってき「仕分けルール」の管理も大切です。先に述べた「ルール」メニューから「仕分けルールと管理の通知」をクリックすると、下図「電子メールの仕分けルール」が出ます。この画面で今までに作った仕分けルールの全体を管理することができます。
　差出人が個人名になったりメールアドレスだったり、（数字）が付いた同じ？仕分けルールを何個も作ってしまったりもします。下図のルール管理の考え方は、上段の「仕分けルール」で 1つを選択し、下段の「仕分けルールの説明」で正否を確認します。ここで個別にルールを変更することもできます。何か所も修正するときは都度「適用」をクリックし、最後に「OK」をクリックします。
　不要になった仕分けルールを削除するときは、それを選択して右上方の「削除」ボタンををクリックします。ただ、「仕分けルール」を削除すると元に戻せません。再度使う可能性がある場合はチェックボックスに ✓します。これで「仕分けルール」は一時停止し、再開するにはこの ✓を外します。