友人から 「今メール送ったよ。すぐ見てや！」と電話がある。たまたまメールソフト Outlook Express を起動していたのでそのまましばらく待つが、すぐ来るはずのメールがなかなか来ない。何でや？と悩んでしまう。
　Outlook Express ユーザーで、メールは自パソコンまで自動的に届くと勘違いしている人がいます。メールは、プロバイダのメールサーバーまでは自動的に届きますが、ユーザーはそこまで取りに行かなければなりません。今回はこんな当たり前の話です。

＜メールの送受信の仕組み＞
　メールの送受信の仕組みを下図で簡単に説明します。A さんがB さん宛のメールを送信したとします。A さんが契約しているプロバイダのメールサーバーに送信すると、他の多くのメールサーバーを経由して、最終的にB さんが契約しているプロバイダのメールサーバーまで転送されます。
　B さんのメールサーバーは、サーバー内のB さん用の「メールBOX」にメールを保管します。B さんは、このメールBOX に自分宛てのメールを取りに行きます。ここで、「メールを取りに行く」という行為が大切です。送信先のパソコン電源はON とは限らないので、相手パソコンには届けられません。メールはプロバイダのメールBOX に保管しておき、受取人が取りに来るのを待つという仕組みになっています。

　携帯やFAX の仕組みが、送信先の電源ON を前提としているのに対して、メールの仕組みは送信先のパソコン電源OFF を前提としています。 従って、携帯やFAXでは情報が相手に直接届きますが、メールが届くのは送信先プロバイダのメールサーバーまでです。この根本的な仕組みの違いを理解していないと、メール操作の基本を誤ることになります。

　

　上図のメールの送受信の仕組みを、技術用語を用いて補足説明します。メールサーバーは、SMTPサーバーとPOP3サーバーの2つから成ります。メールソフト Outlook Express では、プロバイダから貰った情報をもとに、SMTPサーバーのサーバー名、およびPOP3サーバーのサーバー名と ID/PWを設定します。こうして、メールを送る、およびメールを取りに行くための準備をしておきます。
　メールはすべての伝送経路で、送信プロトコルSMTP（Simple Mail Transfer Protocol）を使って転送されます。メール受取人は、受信プロトコルPOP3（Post Office Protocol Version3）を使って、POP3サーバーのメールBOX に保管されているメールを取りに行きます。メールは取りに行かなければ、自パソコンに自動的には届かない仕組みです。

　余談ですが、POP3 は ID/PW による認証を必要としますが、SMTPは何の認証もなくメール送信が可能です。このことが現状の迷惑メール多発の根源になっており、故にSMTP認証やOP25B の必要性が声高に叫ばれています。

＜Outlook Expressの受信＞
　Outlook Express では、一般には送信も受信も「送受信」ボタンを使用します。細かくいえば、このボタンが押される都度、未送信のメールがあれば送信を実行し、次に受信操作をする仕様になっています。送信と受信を区別して実行したい場合は、下図のように「送受信」ボタンの右「▼」をクリックして対応します。

　

　さて、Outlook Express を起動すると、新着メールが「受信トレイ」に一覧表示されています。まだ意識してメールの受信操作はしていませんから、これは「メールを取りに行く」というメールの仕組みの原則と矛盾します。
　実は、Outlook Express が起動と同時に、あなたに代わって勝手にメールを取りに行ってくれているのです。「ツール」メニュー ～「オプション｣の「全般」タブを参照してください。「メッセージの送受信」の項目で、「起動時にメッセージの送受信を実行する」にチェックがあることに注目してください。

　

　Outlook Express では起動したとき、自動的に「メールを取りに行く」設定が、デフォルトでON になっているのです。一般のユーザーはこのことに気が付かず、パソコンの電源がON になっておれば、あるいはOutlook Express が起動しておれば、メールは自動的に届くものと勘違いしてしまいます。
　友人から「メールがすぐに届かない」という相談をよく受けます。こんなデフォルトの設定が、良いのか悪いのか？　私の使っている Becky! では、メール起動時に「メールを取りに行く」設定は、デフォルトでOFF になっています。
　「新着メッセージをチェックする 30分ごと」 にも、チェックがあることを確認してください。デフォルトのままでは、最長30分後までメールの自動受信はしません。「メールが来ない！」と慌てる理屈です。この時間は任意に設定できますが、何より受信を急ぐときは「送受信」ボタンを押す必要があります。

（9/3 追記）
　このブログを見た友人二人から、スッキリしたと意外な話を聞きました。電源コンセントを抜かないで、「スタート」～「終了オプション」～「電源を切る」で電源をOFFにすれば、パソコンには（FAXのように）常時メールが届くと思っている人もいるようです。思わず、笑ってしまいました。
　○○さん： 「長い旅行に行くときに、パソコンの電源を入れておくべきか悩んだ。通常の方法で電源をOFFして旅行に出たが、帰宅して電源を入れるとメールはチャンと届いている！　理屈はよく分からないが･･･・」
　△△さん： 「パソコンを1週間ほど修理に出した。修理が終わり電源を入れると、その間の電源は完全OFFなのにメールが届いている！　1週間分のメールは消えてなくなるものと諦めていたのに・・・・」

＜Outlook Expressの送信＞
　ついでに、Outlook Express の送信についても少し触れておきます。「オプション｣の「送信」タブの「送信」項目で、「メッセージを直ちに送信する」にチェックがあることに注目してください。この場合は、「メッセージの作成」画面で「送信」ボタンを押せば直ちに送信は完了します。メイン画面の「送信済みアイテム」にそのメールが格納されていることで確認できます。

　

　上図で「メッセージを直ちに送信する」のチェックを外したらどうなるでしょう。この場合は、「メッセージの作成」画面の「送信」ボタンを押したとき、メールはメイン画面の「送信トレイ」に一時的に保存されます。実際に送信するには、改めてこのメールを選択して「送受信」ボタンを押すことになります。数個のメールをまとめて送信する場合には便利でしょう。
　ちなみに、上図で「メール送信の形式」が「HTML形式」に設定されていることにも注目してください。「HTML形式」はウィルスに弱いので、一般には「テキスト形式」にすることをお奨めします。

＜改行のないメール本文＞
　近頃、Outlook Express の横方向に延々と続く改行のないメールを貰うことが多くなりました。メールを読むとき読みづらく、また返信処理も扱いにくくなったりします。本題とは直接関係ありませんが、ずっと気になっていましたのでこのエントリに追記することにします。
　WindowsXP SP2以前のOutlook Express は、メールを送信すると半角76文字（全角38文字）に自動改行されるようになっていました。ところが、SP2以降はこの自動改行の機能がなくなり、これを境に「改行」のない横に長い文章をもらうことが多くなりました。
　（ただ、「ツール」メニュー ～「オプション」～「送信」タブ ～｢テキスト形式の設定｣で、自動改行の文字数の設定ができるやにみえますが、これが機能していないからややこしい）

　さて、「メモ帳」などのエディタは文字のみを扱うソフトですが、使うとき注意すべきことがあります。メール文を書くときも、当然ある種のエディタが働いています。エディタでは、文章がウィンドウの右端までくると自動的に折り返されますが、これは「見かけ上の改行」で実際に改行（改行コードの挿入）される訳ではありません。Outlook Express でウィンドウを小さくしてメッセージを作成すると、右端の自動折り返しをつい実際の改行と勘違いしてしまいがちです。
　メールを見る人は、メールを作る人と全く違ったパソコン環境にあります。見かけ上の改行と実際の改行が混じったメール文を作ってしまうと、メールをもらった相手には妙なところに改行があったりして、読みづらい文章になってしまいます。メール文を書くときはウィンドウを少し大きめに（横幅を全角40文字より広く）して、右端で自動折り返しになる前に、全角30～40文字ぐらいで意識して「改行」するように心がけると、相手が読み易い文章になります。