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Gmail の仕組みとその使い方

(2022年07月26日)

 パソコンやAndroidスマホなどでGmail が広く使われています。このGmail はGoogle 社のサービスの一つで、「Webメール」に分類されるメールです。Webメールはプロバイダから提供される「一般メール」と異なり、EdgeやChrome などのブラウザを使ってメールの送受信をします。これらWebメールは一般に無料のサービスとして提供されることが多く、フリーメールとも呼ばれます。
 WebメールにはGmail の他にYahoo!メール、Outlook.com などがあります。今回はGmail を例にWebメールが、プロバイダから提供される一般メールとどう違うか、どんなメリットがあるか、どんな用途に使われているか、などを詳しく述べることにします。

<一般メールとWebメールの違い>
 一般メールもWebメールも「メールの作成や送受信」などの機能面はまったく同じ電子メール(email)です。一般メールはOutlook(Microsoft)、Thuderbird(Mozilla)、Becky!(RimArts) など、メールソフトをインストールした特定のPCでなければ、メールの送受信はできません。受信メールはプロバイダのサーバから自PCに取り込んで見ます。従って、送受信のデータは利用したPCの中に残ります。
 一方、WebメールはネットにつながっているPCさえあれば、自宅、会社、出先など場所を問わず、ブラウザ(PCを借りても可)を使ってメールの送受信をします。受信メールはWebメール提供会社(以下業者と呼ぶ)のサーバに保存されており、自PCのブラウザからサーバに接続し受信メールを閲覧します。新規メッセージの作成や送信操作も同じ業者のサーバで行います。
 このようにWebメールのデータは業者のサーバで一元管理されているため、ユーザはWebメールの IDとパスワードを覚えているだけで使えます。プロバイダの変更や PCの買い替えにも影響されず、Webメールはそのまま使えます。
 ただ、セキュリティ上の懸念から、多くの会社や公共団体などでは、Webメールの利用を禁止していることが多いようです。機密データや重要なメールをWeb上に置いておくことは、第三者に見られる可能性があるからです。個人利用の場合でもこのことは頭にはおいておく必要はあるでしょう。


<キャリアメールとWebメールの違い>
 大手キャリア(携帯電話会社)はスマホを購入したユーザに、スマホで使うメールアドレスを提供しています。このメールアドレスをキャリアメールといいます。このキャリアメールはデータをスマホ本体に保存するため、スマホが壊れたり契約を終了すると、そこにあったデータは基本的には取り出すことができません。
 これに対してWebメールは、データそのものは業者のサーバに保管しているため、スマホが壊れても他のスマホやPCからアクセス可能です。最近はキャリアメールより、利便性の高いWebメールを使う人が多くなったようです。

(注)大手キャリアメールの特徴として迷惑メールのフィルタリング機能が充実しており、個人的に「携帯電話(スマホ含む)から送信されたメールのみを受信する」という設定をしている人が多いようです。言い換えれば、迷惑メールの多くがPCから送られてくるため、PCから来るメールはすべて拒否する設定をしている人がいます。迷惑メール対策として分かりますが、友達からのPCメールが受信できないのは不便・・・

◆主なキャリアメール
・docomo.ne.jp(nttドコモ)
・softbank.ne.jp(ソフトバンク)
・ezweb.ne.jp/au.com(au)
◆主なWebメール
・Gmail: @gmail.com
・yahoo!メール: @yahoo.co.jp
・Microsoftメール: @outlook.jp、@outlook.com

<Googleアカウントの作成とGmail の取得>
 Gmail はGoogleが提供するサービスの一つで、無料のWebメールです。Gmail を含めてGoogleのサービスを利用するには、基本的にGoogleアカウントの取得が必須になっています。Googleアカウントを一つ作れば、Googleのサービスをすべて無料で利用することができます。
 Googleアカウントを取得する方法は、ネット上にいくらでもあるので参考にしてください。直に「Googleアカウント作成ページ」(https://accounts.google.com/SignUp?hl=ja)に飛んで、その指示に従って操作しても容易に取得することができます。
 Googleアカウントは「メールアドレス」とその「パスワード」から成り、この2つはユーザが自由に決めることができます。このメールアドレスには通常使っているメールアドレスを流用することもできますが、「○○@gmail.com」のように○○部分を任意に指定すると、Googleアカウントの取得= Gmail の取得 ということになります。
 また、Android OS(基本ソフト)もGoogleが提供するサービスの一つですから、Androidスマホを使っている人は基本的にGmail を取得しています。PCでも同じGmail を利用できるのでそのまま使ってみてください。

<Gmail をPCで使う>
 先に述べたようにGmail などWebメールは、全てのデータが業者のサーバで一元管理されるため、ユーザはWebメールの IDとパスワードを覚えているだけで使えます。プロバイダの変更や PCの買い替えにも影響されず、Gmail はそのまま使えます。
 また、Gmail は一般メールのサブメールとして、Amazon、楽天、銀行、JR、航空会社、保険会社、雑誌購入先などの連絡用メールとして使い分けるのもいいでしょう。

 さて、PCでGmail を使う手順を説明します。まず、ブラウザをGoogle Chromeで開き、メールとして使うGoogleアカウント「○○@gmail.com」でログインします。画面右上にその「プロファイル」アイコンが表示されます。この状態で「Gmail」(https://mail.google.com/)にアクセスします。
 下図はGmail の初期画面で 普通にemail として使えます。Chrome画面右上の「3点マーク」~「その他のツール」~「ショートカットを作成」とたどれば、PCのトップ画面に右図のようなGmail のショートカットを作ることができます。

 さて、Gmail 画面を開けば、その時点の受信メールを「受信トレイ」に表示します。上図の「メイン」欄に 受信したメールの一覧が表示されます。任意のメールをクリックするとメール文が表示されます。メール文の下方にある「返信」「全員に返信」「転送」などのアイコンも使えます。最後に「送信」アイコン を押します。

 メールを送信するには、「+作成」のクリックから始めます。下図左のような「新規メッセージ」画面が表示されるので、「宛先、件名、本文」を入力して、下方の「送信」ボタンを押します。添付したいファイルがあれば、下方の「クリップ」マークから添付できます。
 前以て、アドレス帳(Gmailでは「連絡先」と呼ぶ)を作成しておけば、「新規メッセージ」の作成はより簡単にできます。この「連絡先」は上図右上方の「Googleアプリ」アイコンをクリックして、現れる下図右の「Googleアプリ一覧」の下方にありまます。必要な「連絡先」はアドレス帳として前以て作っておきましょう。

 次に「連絡先」を利用して「新規メッセージ」を作成」する方法です。上右図「Googleアプリ」アイコンから「連絡先」を選択すると、下図「連絡先」画面が開きます。「名前」と「メール」が対になっていますが、目的のメールアドレスをクリックします。この操作で宛先アドレスが書き込まれた「新規メッセージ」が出ます。
 「新規メッセージ」画面の下方に並ぶアイコンに注目してください。文字を修飾したり、画像をおいたり、リンクを貼ったりできるようになっています。一般のホームページと同じhtml 形式の本文を作れるようになっているのです。ただ、一般にはテキストだけのメールにすることをお奨めします。


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